Gestão de tarefas: O que é e como fazer com equipes remotas
A gestão de tarefas pode ser desafiadora. Você já se pegou executando uma atividade, quando, de repente, lembrou-se que ainda não tinha concluído a anterior? Ou se viu no meio de tantas tarefas que não sabia por onde começar?
Problemas como esse acontecem com mais frequência do que gostamos de admitir. Vivemos em ritmo acelerado, com atribuições de diferentes complexidades acontecendo diariamente, várias abas abertas no navegador e sempre usando e abusando do multitasking… E no trabalho não é diferente. Poucas coisas deixam uma empresa tão improdutiva quanto processos longos e enfadonhos para a execução de tarefas. Reuniões infindáveis, diversas planilhas e relatórios confusos comprometem a produtividade de qualquer equipe de trabalho. Mesmo o melhor dos times precisa de um bom método de organização para alcançar os resultados esperados sem perda de tempo, de dinheiro e sem sobrecarga de trabalho.
Uma boa dica é aderir à gestão de tarefas. Assim, é possível evitar erros e aprimorar processos para a sua empresa funcionar de forma eficiente com alta produtividade garantida. Mas como criar, você mesmo, sua própria gestão de tarefas? Nós preparamos um artigo com tudo que você precisa saber para entender melhor como levar a gestão de tarefas do campo das ideias para o escritório. Boa leitura!
Primeiro, o que é gestão de tarefas? Em termos simples a gestão de tarefas está atrelada ao monitoramento de atividades, a gestão de tarefas é uma grande aliada dos gestores, que veem, nela, a melhor forma de controlar o fluxo de trabalho e mensurar resultados. É um método usado para organizar e distribuir as atividades da equipe, garantindo que as metas e prazos sejam cumpridos, o que acontece quando o gestor divide as funções, analisando o fluxo de cada departamento, e encontra o funcionário mais capacitado, com a disposição de tempo necessária para executar cada demanda. Assim é criada uma cultura colaborativa na equipe que, de forma saudável, torna-se mais produtiva e mais eficiente. Com todas as tarefas organizadas, o gestor pode entender melhor a sua equipe, potencializando talentos e encontrando pontos de melhoria. É com base no monitoramento proporcionado pela gestão de tarefas que o gestor poderá tomar decisões mais acertadas sobre os próximos passos que a empresa deve seguir.
O método se destacou durante a pandemia, quando muitas empresas aderiram ao trabalho remoro e os gestores se viram no escuro, sem saber como monitorar as equipes. Para que a gestão de tarefas funcione é preciso definir as demandas, o que pode parecer fácil, mas, antes, deve-se estabelecer prazos, elencar prioridades, e, ao longo de todo o processo, acompanhar o andamento de tudo. Como gerenciar tarefas e a equipe de forma remota? O primeiro passo é listar todas as tarefas que precisam ser executadas, detalhando o grau de urgência e importância de cada uma delas. Então é preciso organizar as tarefas, estabelecendo uma ordem de execução de acordo com prazo e prioridade, e, se possível, agrupar as atividades que têm relação entre si. Por último, tire proveito da tecnologia para escolher dentre as diversas ferramentas disponíveis online para gerenciar a sua empresa.
Agora que você já sabe que deve adotar a gestão de tarefas, nós vamos te ajudar a aprimorar o processo de implementação para que tudo corra da melhor forma. A primeira etapa é criar um modelo a ser seguido na hora de lidar com as demandas da empresa. Quando se tem um padrão, os erros diminuem e tudo acontece com mais agilidade. Todos os passos citados no tópico anterior são válidos, mas é importante lembrar que deve-se fazer o máximo com a menor quantidade de recursos e sem diminuir a qualidade. Quando essas máximas são seguidas, o fluxo das tarefas é otimizado. Não podemos esquecer que reavaliar é a palavra-chave quando falamos de gestão de tarefas, então o gestor deve ficar atento a todos os processos, para fazer melhorias conforme for necessário. A gestão de tarefas pode parecer fácil, contudo, como explicamos, o processo é complexo, já que envolve diversas etapas e precisa de uma organização impecável do começo ao fim. Por isso, existem inúmeros aplicativos e softwares com as mais diversas funcionalidades que vão descomplicar a gestão de tarefas: auxiliar na criação do processo, estabelecer prazos, acompanhar as tarefas e organizar a rotina. Para tomar a melhor decisão, é preciso saber bem quais são as necessidades da sua empresa; desta forma, fica mais fácil escolher o sistema de gestão de tarefas que dá match com você. Mas como escolher? Pensando nisso, elaboramos, a seguir, uma lista com as três melhores ferramentas de gestão de tarefas para você adotar.
Trello
Desenvolvido pela empresa australiana de softwares Atlassian — responsável, também, pelo Jira, Confluence e Team central — o Trello é uma das ferramentas mais conhecidas quando o assunto é gestão de tarefas, contando com, aproximadamente, noventa milhões de usuários em todo o mundo. Ele possui um sistema simples e intuitivo, fácil de usar até para aqueles que ainda estão se adaptando a este novo método. Com um visual baseado nos painéis Kanban, é possível criar quadros, listas e cards; criar times e dividir as tarefas entre cada membro; ter uma visão geral de tudo que está acontecendo; acompanhar o andamento e a entrega das demandas. O Trello está disponível numa versão gratuita, ideal para iniciantes, e em versões pagas.
Google Agenda
Tendo o grande benefício de permitir a sincronização com todas as plataformas criadas pelo Google, o Google Agenda — ou Google Calendar — está no ar há mais de dez anos e é compatível com todos os sistemas operacionais, podendo ser acessado através do computador, tablet e celular. A ferramenta permite que você visualize a agenda de todo o time, o que garante que nenhum funcionário ficará sobrecarregado. Considerado por muitos o melhor sistema de agenda disponível, o Google Agenda oferece funcionalidades simples e eficazes que facilitam o dia a dia das empresas.
Notion
Desenvolvido em 2016 numa pequena startup no Vale do Silício, o Notion se tornou, rapidamente, o software favorito da geração Z para organizar a vida pessoal, acadêmica e profissional. No Notion, há modelos de páginas que suprem diversas necessidades e ainda têm espaço para customizações, transformando os templates em blocos de notas, planilhas, documentos de texto e até lista de tarefas. O app também permite que as tarefas sejam compartilhadas com uma equipe e, com sua ampla funcionalidade, viabiliza o acompanhamento de diversos projetos de forma simultânea. Na versão paga, o Notion ainda possui um espaço para que as equipes consigam interagir. Tudo num lugar só para evitar procrastinação. Oferecendo a centralização de diferentes funções e designs minimalistas e intuitivos, é fácil de entender por que o Notion é o queridinho de muitos. O ponto negativo é que, infelizmente, a ferramenta não está disponível em português. Os benefícios Com um bom método de gerenciamento, aliado ao que há de melhor na tecnologia, a gestão de tarefas pode eliminar custos, aumentar a produtividade da sua empresa e trazer ainda outras vantagens. Para que você tenha um gostinho do que te espera, nós listamos os oito principais benefícios que implementar um software de gestão de tarefas pode trazer a sua rotina de trabalho. Confira! Centralização das informações Quando os funcionários estão envolvidos em vários projetos ao mesmo tempo é preciso que eles tenham as informações de cada um deles disponíveis em um local específico. Com a gestão de tarefas, todos os dados necessários são concentrados em um gerenciador. Desta forma, é possível reduzir tanto o tempo quanto a energia gastos para administrá-los e o trabalho da equipe é otimizado. Melhora na comunicação A maioria dos problemas de gerenciamento têm origem nos ruídos na comunicação causados por pequenas falhas nos processos. Quando as informações necessárias estão organizadas de forma correta em uma única plataforma, a comunicação entre a equipe é facilitada.
Vantagens de usar uma ferramenta de gerenciamento
Ao usar uma ferramenta de gerenciamento, todo o trabalho pode ser feito de forma mais fluida, já que você pode se comunicar com a equipe, discutir detalhes, fazer apontamentos, dar sugestões, identificar erros e compartilhar insights num só lugar. Economia de tempo e redução de custos Uma das formas mais eficazes de diminuir os gastos é através da gestão de tarefas. Ao trazer uma visão mais analítica, mostrando os prazos a serem seguidos, o que melhora a produtividade, atrasos — e, consequentemente, multas — são evitados. Outra forma em que a gestão ajuda a reduzir custos é com o controle total proporcionado por este método. Contar com um software de gestão permite que o gestor controle e delegue tarefas de forma rápida e eficaz, o que os deixa com mais tempo para focar no que é essencial para a empresa. Menos reuniões Ao realizar diversas tarefas ao mesmo tempo, a equipe precisa, geralmente, de encontros constantes para sanar dúvidas e para que todos os integrantes da equipe — e o gestor — sejam atualizados sobre o status de cada uma delas. E isso pode afetar a produtividade da equipe. Tendo todas as informações reunidas em um software de gestão, o gestor e toda a equipe tem acesso ao que precisa ser feito ou ajustado. Assim, as informações são passadas de forma objetiva e rápida, sem precisar de tantas reuniões Cumprimento de prazos Ao contrário do que muitos pensam, gerenciar prazos não significa apenas estabelecer datas de entrega e cobrar para que elas sejam cumpridas. Uma boa gestão envolve a implementação de métodos para que haja um aumento no cumprimento das entregas, mantendo a qualidade e a pontualidade. E um gerenciador de tarefas facilita esse processo, criando relatórios que permitem monitorar as demandas em andamento de forma precisa. Aumento da produtividade Como já adiantamos, implementar um sistema de gestão de tarefas ajuda a aumentar a produtividade da sua empresa já que, com a ferramenta certa, é possível monitorar não só os prazos de cada tarefa, mas também o desempenho dos funcionários envolvidos. Apesar de não ser uma ferramenta de supervisão, os apps de gestão possuem quase todas as funcionalidades que uma ofereceria, o que ajuda a aumentar o foco e o engajamento do time. Maior colaboração entre a equipe Um sistema de gestão de tarefas possibilita que o ambiente de trabalho se torne mais colaborativo, uma vez que este método faz com que os integrantes das equipes responsáveis por cada tarefa possam estar por dentro de todas as etapas do projeto. Com transparência e responsabilidades bem definidas, os profissionais podem usar sua expertise para auxiliar o trabalho de outro membro do time. Mensuração de resultados Com a gestão de tarefas é possível fazer um gerenciamento mais efetivo quanto ao tempo e ao desempenho das atividades, facilitando a mensuração dos resultados no negócio. Isso acontece porque as tarefas foram definidas com metas e objetivos estratégicos, e, com os relatórios fornecidos pelo software, é possível monitorar o sucesso de cada projeto por meio dos indicadores. A partir dessas análises fica mais fácil de aperfeiçoar a organização da sua empresa.
